Registro de entrega de EPP: campos de la RM 050-2013-TR y ejemplo llenado

¿Qué es el registro de entrega de EPP?

Es el documento donde anotas qué equipo de protección personal recibió cada trabajador, cuándo lo recibió y cuándo toca renovarlo, con su firma. Su nombre oficial es «Registro de equipos de seguridad o emergencia» y es uno de los registros obligatorios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (DS 005-2012-TR, art. 33, inciso f).

Según la RM 050-2013-TR, este registro «permite evidenciar la entrega» del EPP. Es tu prueba: ante una inspección no basta con decir que entregaste los equipos.

¿Por qué es obligatorio y qué pasa si no lo tienes?

La Ley 29783 obliga al empleador a entregar EPP adecuado, pagarlo y verificar que se use (art. 60, modificado por la Ley 31246). El registro es la forma de demostrarlo. El Tribunal de Fiscalización Laboral de SUNAFIL ha calificado como infracción grave del numeral 27.9 del DS 019-2006-TR tanto no acreditar la entrega del EPP (Res. 911-2023-SUNAFIL/TFL-Primera Sala) como no contar con el registro de entrega (Res. 0006-2026-SUNAFIL/TFL-Primera Sala). Además, no implementar o no mantener actualizados los registros obligatorios es otra infracción grave (num. 27.6).

Con la UIT 2026 (S/ 5 500), una infracción grave le cuesta a una empresa No MYPE entre S/ 8 635 y S/ 143 660, según el número de trabajadores afectados. Consulta las tablas completas y las reglas para MYPE en la guía EPP y Ley 29783: obligaciones del empleador.

¿El formato de la RM 050-2013-TR es obligatorio?

No tal cual. La RM 050-2013-TR aprueba formatos referenciales con «la información mínima que deben contener los registros obligatorios». Puedes usar tu propio diseño, en papel o en digital (DS 005-2012-TR, art. 34), siempre que tenga todos los datos mínimos. Lo que no puedes es quitar campos.

El formato recuerda dos ideas útiles. Primero, que el EPP es una «alternativa temporal y complementaria a las medidas preventivas de carácter colectivo». Segundo, que «antes de la adquisición de dichos equipos, se debe verificar que cumplan con los estándares de fabricación establecidos por normas técnicas». Es decir, el registro empieza antes de la entrega: con la compra de un EPP con ficha técnica y norma.

Registro simplificado para MYPE

Las micro, pequeñas y medianas empresas y las que no realizan actividades de alto riesgo pueden usar registros simplificados, aprobados por la RM 085-2013-TR (DS 005-2012-TR, art. 34, modificado por el DS 006-2014-TR). No reproducimos aquí ese formato porque no pudimos revisar su texto oficial: consúltalo antes de adoptarlo. Sea cual sea el formato, un registro que identifica al trabajador, el equipo, la fecha de entrega, la fecha de renovación y la firma es tu mejor prueba de entrega.

Campos mínimos del registro de equipos de seguridad o emergencia

Estos son los campos del formato F del Anexo 1 de la RM 050-2013-TR, en su orden:

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Ejemplo de registro de entrega de EPP llenado

Ejemplo con datos ficticios. La empresa, el RUC, las personas y los DNI no existen. Las fechas de renovación siguen un criterio de reposición inventado para el ejemplo, no un plazo de ninguna norma: las tuyas salen de la vida útil que indica el fabricante y de tu matriz de EPP.

Datos de la empresa (cabecera)

Entregas por trabajador

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Como el formato es referencial, en este ejemplo el campo 8 (equipos entregados) pasó de la cabecera a cada fila. Así cada equipo tiene su propia fecha de renovación, que es lo práctico cuando entregas a la vez equipos que duran distinto. Fíjate también en la fila 5: en los guantes dieléctricos de clase 1 a 4, la «renovación» es la fecha del próximo ensayo, porque el RESESATE no permite usarlos sin una prueba dieléctrica de 6 meses o menos (art. 54).

Firma, fecha de renovación y archivo: cómo hacerlo bien

• Firma en el momento de la entrega, no a fin de mes. La firma (campo 14) es lo que convierte la hoja en prueba.
• La fecha de renovación no se inventa: sale de la vida útil del fabricante, del desgaste esperado o de un ensayo periódico. Ese criterio debe estar en tu matriz de EPP; para fijarlo, revisa la vida útil del EPP.
• Registra también las reposiciones y los cambios por daño o pérdida, no solo la primera entrega.
• Entrega y capacita juntos. La capacitación es presencial al ingreso y al cambiar de puesto, tarea o tecnología (DS 005-2012-TR, art. 27-A) y se anota en el registro de inducción, capacitación, entrenamiento y simulacros (art. 33 g). El deber del trabajador de usar el EPP depende de que haya sido informado y capacitado (Ley 29783, art. 79 b).
• Anota la talla en la descripción del equipo: el EPP debe atender a las medidas de cada trabajador (DS 005-2012-TR, art. 97).
• Guarda el registro 5 años (DS 005-2012-TR, art. 35). Como referencia, los registros de accidentes e incidentes peligrosos se guardan 10 años y los de enfermedades ocupacionales, 20.
• Si lo llevas en digital, asegúrate de poder mostrar quién recibió qué y cuándo, y guarda copia de respaldo.

Errores frecuentes en el registro de entrega de EPP

Registro, matriz y compras: cómo se conectan

El registro es el último eslabón. Antes van la matriz (qué equipo lleva cada puesto y cada cuánto se repone) y la compra (equipos con ficha técnica y en la talla de cada persona). Con las fechas de renovación del registro puedes planificar las compras por mes y evitar que alguien se quede sin su EPP.

Cuando tengas la lista de reposición, cotízala con EPP 21 por WhatsApp al 988 487 877 o revisa cómo comprar. Hacemos delivery en Lima y Callao y envíos a todo el Perú; el costo y la forma de envío se coordinan al cotizar. Para ver qué familias de equipos puedes pedir, entra al catálogo de EPP.